Pengarsipan Secara Alfabet – Keuntungan dan Kerugian

Dalam folder sistem pengarsipan yang diatur diatur dalam beberapa jenis pesanan. Beberapa sistem yang umum digunakan meliputi: abjad, angka lurus, angka digit terminal, atau kategori. Sub kategori juga dapat ditambahkan ke metode di atas. Mengetahui kelebihan dan kekurangan berbagai sistem dimuka akan memungkinkan keputusan berdasarkan kebutuhan Anda.

Artikel ini melihat pengajuan abjad. Sistem numerik dievaluasi dalam artikel lain.

Sebelum meletakkan file ke dalam urutan abjad Anda harus memutuskan apa yang akan menjadi penunjuk file. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan gagasan tentang jumlah total file dalam sistem. Menggunakan nama adalah faktor yang paling umum digunakan. Sebagian besar sistem menempatkan nama belakang terlebih dahulu, lalu nama depan. Misalnya: Beth Smith akan diajukan sebelum Pam Smith.

KEUNTUNGAN:

Pengajuan abjad memiliki beberapa keunggulan.

a) Kebanyakan orang akrab dengan jenis pengarsipan ini karena perpustakaan (setidaknya sebagian) dan sistem pengarsipan rumah biasanya berdasarkan abjad.

b) Staf harus dapat belajar dan merasa nyaman dengan sistem pada waktu yang tepat.

c) Jumlah total rak yang tersedia untuk sistem dapat dibagi ke dalam urutan abjad sebelum Anda mulai menambahkan rekaman (* bagan di bawah ini menunjukkan cara memperkirakan ruang untuk file yang diurutkan alfa).

* A = 3,2%

B = 9,7%

C = 8,0%

D = 4,9%

E = 2,2%

F = 3,8%

G = 4,9%

H = 7,8%

I = 0,4%

J = 2,6%

K = 3,6%

L = 4,5%

M = 9,3%

N = 1/7%

O = 1,3%

P = 4,5%

Q = 0,2%

R = 4,8%

S = 10,2%

T = 3,4%

U = 0,4%

V = 1,0%

W = 6,8%

X = 0,1%

Y = 0,5%

Z = 0,2%

d) Keuntungan lain adalah kebutuhan untuk menggeser catatan setelah catatan pemusnahan dikurangi karena rekaman apa yang dihapus biasanya acak. Catatan baru ditambahkan ke sistem juga akan acak dan jatuh di seluruh sistem pengarsipan.

e) Referensi silang dapat dihindari jika situasinya sedemikian sehingga nama pada catatan mudah tersedia.

KEUNGGULAN:

Pengarsipan alfa juga memiliki beberapa kerugian.

a) Sistem ini tidak berfungsi dengan baik dengan sistem pengarsipan yang sangat besar. Dengan sejumlah besar file, kemungkinan nama duplikat sangat bagus yang dapat menyebabkan kebingungan dan menambah waktu pengambilan.

b) Pengodean warna lebih sulit karena Anda perlu memiliki 26 warna atau kombinasi warna untuk menunjuk semua huruf abjad. Bercak salah-file juga bisa lebih sulit.

c) Mencoba untuk mengingat di mana huruf jatuh di alfabet menambah waktu pengarsipan dan mengambil catatan. Juga, berurusan dengan beberapa aturan pengajuan alpha membingungkan. Misalnya, apakah Mc datang sebelum atau sesudah Mac? Setiap kali saya pergi ke perpustakaan, saya berdiri di tumpukan-tumpukan yang mencoba mengingat aturan-aturan ini (dan saya harus terus membaca alfabet untuk menemukan huruf tertentu di rak).

d) Jika kerahasiaan adalah masalah yang memiliki nama seseorang di file tersebut mungkin merupakan pelanggaran privasi. Selain itu, kemungkinan meningkat bahwa orang yang tidak sah dapat menemukan file tertentu.

Kesimpulannya, membuat keputusan tentang sistem apa yang akan digunakan tergantung pada kebutuhan Anda dan bagaimana Anda memberi peringkat keuntungan dan kerugian yang tercantum di atas.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *